Urzędomat
Odbiór dokumentów z urzędu przez całą dobę
Urzędomat to nowoczesny system umożliwiający bezpieczny odbiór dokumentów z urzędu o dowolnej porze bez konieczności wizyty w okienku i bez oczekiwania w kolejce. Dokument czeka w skrytce wtedy, kiedy jest gotowy do odbioru.
Jakie dokumenty można odbierać w Urzędomacie?
Urzędomat umożliwia bezpieczne wydawanie dokumentów przygotowanych wcześniej przez urząd. Rozwiązanie sprawdza się szczególnie w sprawach, które nie wymagają wizyty przy stanowisku obsługi.
Dokumenty komunikacyjne
- dowody rejestracyjne
- tablice rejestracyjne
- inne
Dokumenty tożsamości
- dowody osobiste
- prawa jazdy
- karty mieszkańca
- legitymacje lokalne
Dokumenty z urzędu stanu cywilnego
- odpisy aktów urodzenia
- odpisy aktów małżeństwa
- odpisy aktów zgonu
- zaświadczenia USC
Decyzje administracyjne
- decyzje podatkowe
- decyzje meldunkowe
- decyzje administracyjne
- zaświadczenia urzędowe
Karty i programy społeczne
- Karta Dużej Rodziny
- karta seniora
- karta mieszkańca
- karty programów lokalnych
Dokumenty ewidencyjne i potwierdzenia
- wtórniki dokumentów
- zaświadczenia meldunkowe
- potwierdzenia wpisów do ewidencji
- inne dokumenty przygotowane do odbioru
Jak działa Urzędomat?
Proces odbioru dokumentów został zaprojektowany tak, aby był prosty dla mieszkańca i jednocześnie zgodny z procedurami urzędu.
Urząd przygotowuje dokument do odbioru
Po przygotowaniu dokumentu pracownik umieszcza go w bezpiecznej skrytce Urzędomatu.
System zapisuje operację w rejestrze zdarzeń i przygotowuje dokument do odbioru.
Mieszkaniec otrzymuje powiadomienie
Mieszkaniec otrzymuje informację o możliwości odbioru dokumentu wraz z kodem dostępu.
Powiadomienie może zostać przekazane przez SMS lub inną formę komunikacji stosowaną w urzędzie.
Odbiór dokumentu w dogodnym czasie
Mieszkaniec podchodzi do Urzędomatu i otwiera skrytkę przy użyciu otrzymanego kodu.
Odbiór trwa kilkanaście sekund i nie wymaga wizyty w okienku.
System rejestruje odbiór dokumentu
Każdy odbiór dokumentu jest automatycznie zapisywany w systemie.
Urząd posiada pełną informację, kiedy dokument został odebrany.
Sprawdź realizacje
Zobacz przykłady wdrożeń i sprawdź, jak rozwiązanie działa w praktyce.
Korzyści dla mieszkańców
Urzędomat upraszcza kontakt z urzędem i pozwala odebrać dokument w dogodnym czasie.
Najważniejsze zalety:
- odbiór dokumentów poza godzinami pracy urzędu
- brak konieczności oczekiwania w kolejce
- szybka i prosta obsługa
- czytelny proces odbioru
- bezpieczeństwo dokumentów
Mieszkaniec odbiera dokument wtedy, kiedy jest mu wygodnie.
Co zyskuje urząd i mieszkańcy?
Największy ruch w obsłudze mieszkańców dotyczy odbioru dokumentów. Urzędomat pozwala przenieść znaczną część tych wizyt poza godziny pracy urzędu.
Efekty wdrożenia
- odciążenie stanowisk obsługi mieszkańców
- skrócenie kolejek w urzędzie
- uporządkowany proces wydawania dokumentów
- pełna rejestracja operacji odbioru
- możliwość integracji z systemami dziedzinowymi
- zwiększenie dostępności usług publicznych bez zwiększania liczby stanowisk obsługi
Bezpieczeństwo dokumentów
Urzędomat zapewnia kontrolowany i rejestrowany proces wydawania dokumentów.
- identyfikację odbiorcy
- jednorazowe kody dostępu
- rejestr zdarzeń
- historię operacji
- integrację z systemami urzędu
Nowoczesna dostępność usług publicznych 24 godziny na dobę
Urzędomat rozszerza dostępność urzędu bez konieczności wydłużania godzin pracy stanowisk obsługi.
- osób pracujących
- mieszkańców dojeżdżających
- seniorów
- rodziców z dziećmi
- osób z ograniczoną mobilnością
Poznaj warianty wdrożenia
Urzędomat instalujemy tam, gdzie mieszkańcy naprawdę z niego korzystają. Najczęściej poza strefą obsługi okienkowej, w miejscach łatwo dostępnych również po godzinach pracy urzędu.
Przy urzędzie
Najprostszy i najszybszy wariant wdrożenia.
Urzędomat ustawiony przy wejściu do budynku lub w strefie dostępnej po godzinach pracy umożliwia odbiór dokumentów bez konieczności wizyty przy stanowisku obsługi.
Minimalna zmiana organizacji pracy urzędu i szybki efekt dla mieszkańców.
W centrum miasta lub punkcie usług
Urzędomat może działać tam, gdzie mieszkańcy pojawiają się na co dzień.
Przykładowe lokalizacje:
- okolice rynku
- centra usług publicznych
- węzły komunikacyjne
- centra handlowe
- biblioteki lub instytucje miejskie
To zwiększa dostępność usług urzędu bez konieczności wizyty w jego siedzibie.
W terenie
Rozwiązanie szczególnie przydatne w gminach o rozproszonej zabudowie.
Urzędomat skraca dystans między mieszkańcem a urzędem i pozwala odbierać dokumenty bez konieczności dojazdu do siedziby gminy.
To realne wsparcie dostępności usług publicznych poza centrum administracyjnym.
Wariant rozbudowany
W przypadku większego ruchu możliwe jest wdrożenie większej liczby skrytek lub kilku lokalizacji w gminie albo powiecie.
Pozwala to:
- zwiększyć przepustowość systemu
- skrócić czas odbioru dokumentów
- równomiernie rozłożyć ruch mieszkańców
- rozwijać system etapowo
System może rosnąć razem z potrzebami urzędu.
Dlaczego Urzędomat?
To nie jest urządzenie dodatkowe. To realne narzędzie usprawniające obsługę mieszkańców.
Dokumenty bez kolejki
Mieszkaniec odbiera dokument w dogodnym czasie bez dopasowywania wizyty do pracy okienka.
To najprostszy sposób poprawy dostępności usług urzędu.
Mniej spraw odbiorowych przy stanowiskach
Znaczna część wizyt w urzędzie dotyczy odbioru dokumentów.
Urzędomat przejmuje te wizyty i odciąża pracowników stanowisk obsługi oraz kancelarii.
Porządek i rejestr zdarzeń
Każdy odbiór dokumentu jest zapisany w systemie.
Ułatwia to kontrolę procesu wydawania dokumentów i raportowanie zdarzeń.
Obsługa także po godzinach pracy
Urzędomat rozszerza dostępność usług urzędu bez konieczności wydłużania czasu pracy stanowisk obsługi.
Dokument może zostać odebrany wieczorem lub w weekend.
Nowoczesna usługa publiczna
Mieszkańcy natychmiast rozumieją sposób działania rozwiązania.
Urzędomat działa podobnie jak paczkomat i nie wymaga dodatkowego szkolenia użytkowników.
Możliwość rozwoju systemu
System można rozpocząć od jednej lokalizacji i rozwijać w kolejnych etapach.
To bezpieczny model wdrożenia dla gmin i powiatów.
Elastyczna konfiguracja
Liczba skrytek i sposób działania systemu są dopasowywane do skali obsługi mieszkańców.
Urząd wdraża dokładnie taki system, jakiego potrzebuje.
Lepsza dostępność dla mieszkańców
Największą korzyść odczuwają osoby pracujące, dojeżdżające oraz mieszkańcy oddalonych miejscowości.
Urząd staje się dostępny niezależnie od godzin pracy stanowisk obsługi.
Wariant dopasowany do skali obsługi
Liczba skrytek i sposób działania systemu są dopasowywane do skali obsługi mieszkańców. Urząd wdraża dokładnie taki system, jakiego potrzebuje.
Zapytaj o Urzędomat
Napisz, w której jednostce planowane jest wdrożenie i gdzie ma stanąć urządzenie. Na tej podstawie łatwiej określić odpowiedni wariant, konfigurację i kolejny krok.
Napisz, gdzie planowane jest wdrożenie, jakie dokumenty mają być odbierane i jaka jest szacowana liczba odbiorów.
Zintegruj urzędomat z systemem kolejkowym!
Czy wiesz, że możesz zintegrować urzędomat z systemem kolejkowym? Poznaj korzyści tego rozwiązania z QMS.