Mężczyzna w kurtce korzysta z automatu skrytkowego, wskazując palcem panel, w drugiej ręce trzyma skórzaną teczkę z dokumentami.

Urzędomat
dla Gminy

Sprawniejszy odbiór dokumentów, mniej kolejek i lepiej uporządkowana obsługa mieszkańców.

Urzędomat dla Gminy pomaga odciążyć punkty obsługi mieszkańców i przenieść część prostych czynności poza palcówkę. To rozwiązanie, które usprawnia wydawanie gotowych dokumentów i daje interesantom wygodniejszy dostęp do usług.

Zapytaj o urzędomat Zobacz, jak to działa

Mniej kolejek przy obsłudze Wygodniejszy odbiór dokumentów Lepsza organizacja pracy urzędu

Kiedy Gmina potrzebuje urzędomatu?

W Urzędzie Gminy każdego dnia pojawiają się sprawy, które nie wymagają długiej obsługi przy stanowisku, ale zajmują czas pracownikom i mieszkańcom. Urzędomat porządkuje właśnie ten etap — szczególnie tam, gdzie liczy się sprawne i bezpieczne wydanie gotowych dokumentów.

Mężczyzna w kurtce korzysta z urzędomatu nocą, dotykając podświetlonego ekranu automatu i trzymając w ręce skórzaną teczkę z dokumentami.

Odbiór poza godzinami pracy

Mieszkańcy mogą odebrać przygotowane dokumenty w wygodniejszym czasie, bez konieczności dopasowywania się wyłącznie do godzin pracy urzędu.

Uśmiechnięta kobieta w okularach siedzi przy biurku w jasnym biurze, ma na sobie białą koszulę i pracuje przy laptopie; w tle widać drugą osobę siedzącą przy innym stanowisku.

Mniejsze obciążenie stanowisk

Część prostych odbiorów można przenieść poza tradycyjną obsługę, dzięki czemu pracownicy mają więcej czasu na sprawy wymagające rozmowy i wyjaśnień.

Uśmiechnięta kobieta w okularach i białej koszuli siedzi przy biurku w jasnym biurze i rozmawia z interesantem po drugiej stronie stołu; między nimi leżą dokumenty, a obok stoi otwarty laptop.

Lepsza organizacja procesów

Wydawanie dokumentów staje się bardziej uporządkowane i przewidywalne, co poprawia codzienną organizację pracy w urzędzie.

Nowoczesny urzędomat ustawiony przy wejściu do biurowego budynku z czerwonej cegły i dużych przeszkleń; scena oświetlona realistycznym światłem dziennym, z widocznymi odbiciami w szkle i podświetleniem modułów urzędomatów.

Wygoda dla mieszkańców

Gmina pokazuje, że wdraża rozwiązania, które realnie ułatwiają kontakt z administracją i poprawiają komfort korzystania z usług.

Jak działa Urzędomat?

Proces odbioru dokumentów został zaprojektowany tak, aby był prosty dla mieszkańca i jednocześnie zgodny z procedurami Urzędu Gminy.

Urząd Gminy przygotowuje dokument do odbioru

Po przygotowaniu dokumentu pracownik umieszcza go w bezpiecznej skrytce Urzędomatu.

System zapisuje operację w rejestrze zdarzeń i przygotowuje dokument do odbioru.

Mieszkaniec otrzymuje powiadomienie

Mieszkaniec otrzymuje informację o możliwości odbioru dokumentu wraz z kodem dostępu.

Powiadomienie może zostać przekazane przez SMS lub inną formę komunikacji stosowaną w Urzędzie Gminy.

Odbiór dokumentu w dogodnym czasie

Mieszkaniec podchodzi do Urzędomatu i otwiera skrytkę przy użyciu otrzymanego kodu.

Odbiór trwa kilkanaście sekund i nie wymaga wizyty przy stanowisku obsługi.

System rejestruje odbiór dokumentu

Każdy odbiór dokumentu jest automatycznie zapisywany w systemie.

Urząd Gminy posiada pełną informację, kiedy dokument został odebrany.

Sprawdź realizacje

Zobacz przykłady wdrożeń i sprawdź, jak Urzędomat działa w praktyce.

Korzyści dla mieszkańców

Urzędomat upraszcza kontakt z Urzędem Gminy i pozwala odebrać dokument w dogodnym czasie.

Najważniejsze zalety:

odbiór dokumentów poza godzinami pracy Urzędu Gminy
brak konieczności oczekiwania w kolejce
szybka i prosta obsługa
czytelny proces odbioru
bezpieczeństwo dokumentów

Mieszkaniec odbiera dokument wtedy, kiedy jest to dla niego wygodne.

Co zyskuje Urząd Gminy i mieszkańcy?

Największy ruch w obsłudze mieszkańców dotyczy odbioru dokumentów. Urzędomat pozwala przenieść znaczną część tych wizyt poza godziny pracy Urzędu Gminy.

Korzyści dla Urzędu Gminy

Efekty wdrożenia

odciążenie stanowisk obsługi mieszkańców
skrócenie kolejek w urzędzie
uporządkowany proces wydawania dokumentów
pełna rejestracja operacji odbioru
możliwość integracji z systemami dziedzinowymi
zwiększenie dostępności usług publicznych bez zwiększania liczby stanowisk obsługi

Bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo dokumentów

Urzędomat zapewnia kontrolowany i rejestrowany proces wydawania dokumentów.

identyfikację odbiorcy
jednorazowe kody dostępu
rejestr zdarzeń
historię operacji
integrację z systemami urzędu

Dostępność usług

Nowoczesna dostępność usług publicznych 24 godziny na dobę

Urzędomat rozszerza dostępność Urzędu Gminy bez konieczności wydłużania godzin pracy stanowisk obsługi.

osób pracujących
mieszkańców dojeżdżających
seniorów
rodziców z dziećmi
osób z ograniczoną mobilnością

W jakich procesach Urzędu Gminy sprawdza się najlepiej?

Każdy urząd działa trochę inaczej, ale w wielu gminach urzędomat najlepiej wspiera procesy związane z odbiorem dokumentów, które są już przygotowane i nie wymagają długiej obsługi na miejscu.

Gotowe dokumenty do odbioru

Rozwiązanie dobrze sprawdza się tam, gdzie mieszkaniec przychodzi głównie po odbiór przygotowanego dokumentu, a sama czynność nie wymaga rozbudowanej obsługi.

Osoba w garniturze trzyma w dłoniach dokumenty i długopis przy biurku, przygotowując się do podpisania lub sprawdzenia dokumentów.

Zaświadczenia i pisma

Urzędomat może wspierać wydawanie zaświadczeń, pism i innych dokumentów przygotowanych wcześniej przez urząd, skracając czas obsługi przy stanowisku.

Zbliżenie dłoni urzędnika przybijającego pieczątkę na dokumencie leżącym na biurku, obok widoczny długopis.

Okres wzmożonego ruchu

Gdy w urzędzie regularnie pojawia się większa liczba osób tylko po odbiór dokumentów, urządzenie pomaga uporządkować ten proces i ograniczyć kolejki.

Urzędomat ustawiony przed nowoczesnym biurowcem z przeszklonym wejściem; jedna osoba korzysta z automatu, a po prawej stronie grupa ludzi wchodzi do budynku.

Rozwiązanie dopasowane do skali obsługi mieszkańców

Liczba skrytek i sposób działania systemu są dopasowywane do skali obsługi mieszkańców. Urząd Gminy wdraża dokładnie taki system, jakiego potrzebuje.

Zapytaj o Urzędomat Zobacz zalety rozwiązania

Zapytaj o Urzędomat

Napisz, w której jednostce planowane jest wdrożenie i gdzie ma stanąć urządzenie. Na tej podstawie łatwiej określić odpowiedni wariant, konfigurację i kolejny krok.

Imię i nazwisko:

Numer telefonu:

Email:

Gmina, powiat lub instytucja

Dodatkowe uwagi:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką prywatności

Administratorem danych osobowych jest QMS Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, 03-034, ul. Borecka 10A. Państwa dane będą wykorzystane w celu: odpowiedzi na wiadomość wysłaną przez formularz kontaktowy (zgoda wrażana przez wyraźne działanie potwierdzające tj. kliknięcie Wyślij) i/lub wykonania działań, o które się Państwo zwrócili i/lub w celach określonych w odrębnych zgodach.
W stosownych przypadkach dane mogą zostać wykorzystane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Przysługuje Państwu prawo do: dostępu do treści danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia skargi do Prezesa Urzędu ds. Ochrony Danych Osobowych (www.uodo.gov.pl). Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania dostępne pod adresem: Klauzula RODO.

Napisz, gdzie planowane jest wdrożenie, jakie dokumenty mają być odbierane i jaka jest szacowana liczba odbiorów.