QMS.GovLocker to panel administracyjny umożliwiający konfigurację i bieżącą obsługę pracy Urzędomatu. System pozwala przypisywać skrytki, zarządzać strefami oraz kontrolować proces wydawania dokumentów w sposób uporządkowany i bezpieczny.
Czytelny widok skrytek w systemie
QMS.GovLocker to panel administracyjny umożliwiający konfigurację i bieżącą obsługę pracy Urzędomatu.
System pozwala przypisywać skrytki, zarządzać strefami oraz kontrolować proces wydawania dokumentów w sposób uporządkowany i bezpieczny.
Podział Urzędomatu na strefy
System umożliwia logiczne grupowanie skrytek według rodzaju dokumentów lub wydziałów.
Ułatwia to organizację pracy i przyspiesza obsługę.
Możesz definiować strefy np. dla dowodów osobistych, praw jazdy lub dokumentów USC.
Harmonogram dostępności Urzędomatu
System pozwala definiować godziny pracy oświetlenia w zależności od dnia tygodnia i lokalizacji.
Moduł generowania nowej paczki
Krok 1: Rozpoczęcie procesu, nowa paczka
Proces nadania dokumentu rozpoczyna się w zakładce Paczki w systemie QMS.GovLocker. Po wybraniu opcji Nowa paczka pracownik może zeskanować przygotowany wcześniej kod lub wygenerować nowy kod dla przesyłki. System obsługuje kody aztec wykorzystywane w dowodzie rejestracyjnym pojazdów oraz inne kody QR typowe dla wielu systemów w tym geodezyjnych.
Na tej podstawie system rozpoczyna proces przygotowania dokumentu do umieszczenia w skrytce Urzędomatu.
Krok 2: Wybór rodzaju sprawy
W kolejnym kroku pracownik wybiera rodzaj sprawy, do której przypisana będzie paczka, na przykład dowód rejestracyjny lub inny dokument przygotowany do odbioru.
Na tej podstawie system porządkuje przesyłkę w procesie obsługi i przygotowuje jej dalszą konfigurację przed umieszczeniem w skrytce Urzędomatu.
Krok 3: Wprowadzenie danych przesyłki
W kolejnym kroku pracownik uzupełnia dane potrzebne do przygotowania dokumentu do odbioru w Urzędomacie, w tym numer sprawy, numer telefonu odbiorcy oraz czas dostępności przesyłki w skrytce.
System umożliwia także wprowadzenie dodatkowych informacji identyfikujących dokument, takich jak numer rejestracyjny, VIN lub dane odbiorcy, a także przypisanie przesyłki do odpowiedniej strefy obsługi, jeśli taka konfiguracja została zastosowana.
Krok 4: Wydruk kodu QR
Generowanie kodu paczki
Po zapisaniu danych system automatycznie generuje unikalny kod QR przesyłki, który służy do zdeponowania dokumentu w skrytce Urzędomatu.
Kod można od razu wydrukować lub zapisać i wykorzystać podczas umieszczania dokumentu w urządzeniu.
Moduł informacji na temat obsługiwanych paczek
Nowe paczki
Lista dokumentów przygotowanych do umieszczenia w skrytkach Urzędomatu. Pracownik może szybko przypisać dokument do skrytki i przygotować go do odbioru przez mieszkańca.
W skrytce odbiorczej
Podgląd dokumentów oczekujących na odbiór przez mieszkańców w Urzędomacie. System pokazuje status dokumentu, termin ważności oraz przypisaną skrytkę.
Archiwum odbiorów
Historia odebranych dokumentów wraz z datą odbioru i potwierdzeniem operacji. Ułatwia to kontrolę procesu oraz szybkie odtworzenie przebiegu wydania dokumentu.
Definiowanie spraw
Moduł pozwala pracownikom na definiowanie nowych spraw odbieranych przez Urzędomat.
Dashboard systemu QMS.GovLocker to bieżąca kontrola pracy Urzędomatu
Panel statystyk umożliwia szybki podgląd aktualnego wykorzystania skrytek oraz przebiegu odbiorów dokumentów w Urzędomacie. Najważniejsze informacje prezentowane są w jednym miejscu, dzięki czemu pracownik może na bieżąco monitorować stan urządzenia i proces wydawania dokumentów.
Dashboard pokazuje między innymi:
• liczbę dostępnych skrytek
• dokumenty oczekujące na umieszczenie w urządzeniu
• przesyłki przeterminowane
• średni czas odbioru dokumentów przez mieszkańców
Statystyki odbiorów dokumentów
System prezentuje zestawienia odbiorów w ujęciu miesięcznym, tygodniowym oraz godzinowym. Pozwala to analizować obciążenie Urzędomatu i dopasować organizację pracy urzędu do rzeczywistego ruchu mieszkańców.
Dzięki temu urząd może:
• lepiej planować przygotowanie dokumentów
• ocenić stopień wykorzystania urządzenia
• identyfikować godziny największej aktywności odbiorów
• monitorować terminowość odbioru dokumentów
Monitoring wykorzystania skrytek
Panel pokazuje aktualny stan zajętości skrytek oraz liczbę dokumentów oczekujących na odbiór. Informacje te pomagają szybko reagować w sytuacji zwiększonego obciążenia urządzenia.
To narzędzie wspiera codzienną organizację pracy i pozwala utrzymać płynność obsługi mieszkańców korzystających z Urzędomatu.
Bieżąca kontrola dostępności urządzenia
System QMS.GovLocker udostępnia graficzny podgląd wszystkich skrytek Urzędomatu w czasie rzeczywistym. Pracownik widzi, które skrytki są dostępne, zajęte, oczekujące na odbiór lub wymagają reakcji.
Dzięki temu możliwe jest szybkie zarządzanie dokumentami oraz kontrola wykorzystania urządzenia bez konieczności sprawdzania każdej skrytki osobno.
Raporty pracy Urzędomatu
Pełna kontrola procesu wydawania dokumentów
Moduł raportowy systemu QMS.GovLocker umożliwia analizę pracy Urzędomatu oraz monitorowanie przebiegu obsługi dokumentów. Zestawienia pomagają ocenić wykorzystanie urządzenia, kontrolować terminowość odbiorów i planować organizację pracy urzędu.
System udostępnia między innymi:
Raport paczek według daty
Pozwala analizować liczbę obsługiwanych dokumentów w wybranym okresie oraz sprawdzać natężenie odbiorów w poszczególnych dniach.
Raport paczek
Zestawia wszystkie przesyłki obsługiwane w systemie i umożliwia kontrolę ich statusu na każdym etapie procesu.
Raport paczek według miesiąca
Prezentuje długoterminowe zestawienia wykorzystania Urzędomatu i wspiera planowanie pracy na podstawie rzeczywistych danych.
Podusmowanie
Moduł Paczki w systemie QMS.GovLocker porządkuje cały proces przygotowania dokumentu do odbioru w Urzędomacie — od utworzenia paczki, przez uzupełnienie danych i wygenerowanie kodu QR, aż po monitorowanie jej statusu w systemie. Dzięki temu pracownik ma pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów, a obsługa wydawania jest szybsza, czytelniejsza i bezpieczniejsza.